华文和科幻协会的故事

文 / 华文

前言

其实早就改写这个东西了,一方面是没能找到合适的机会动笔,另一方面是经验太少,怕写坏了。前段时间看到东华科幻的(应该是创始人吧)钱程的《我心中的科幻协会》,看到第一句“当了两年的社长,卸任之际,”才猛然意识到我差不多也该这样了。我和科幻协会是有故事的,我想我应该写一下这个隐藏在心中从来没怎么说出来的话,里面有一些自己的看法,也有一些对协会的叙述,掺杂了过多个人的情感,很多地方难免有失偏颇,自己对于科幻协会的运作的想法,有不少还不成熟,班门弄斧的地方,还请各位社团人谅解啦。文章供批判用,希望多多少少能够给贵圈做社团的科幻人有些帮助。我是很希望通过自己的努力让科幻圈继续繁荣壮大的。也希望借助这个机会结识更多的科幻界的战友。我是华文,在科幻界,你不是一人在孤军奋战。

当前的科幻协会,一般有两个模式,一个是和科普结合,“科幻科普”类,称之为“姓科”,还有就是和奇幻类结合称之为“姓幻”。不过,深究起来,不管是姓科还是姓幻都是不全面的,科幻协会真正的身份应该是“姓人”。会员才是一切。这是我两年来的经验,虽然现在还只是停留在口号阶段。但是相信时代在进步,科幻在发展,我们的未来一片光明。 

个人经历部分

我是谁?管你是谁?

现在呢,都大三了,也快该离任了。经历了大一的会员,大二的会长,大三上的会长+统帅,然后也访问过若干个其他学校的科幻类社团,围观了今年(2012年)的星云奖,在人人圈子和各个QQ群里面也混迹的不错,被贵圈部分人士称作“华文大神”,也和不少贵圈人士面过基。而且,自己也算是看过一些科幻的吧,小学四年级才开始从郑文光、凡尔纳、威尔斯之类的作家,起步虽然较晚,但这个兴趣一直是保存下来了,累计到大学,也算了看过一些常见作品的。

所以,我算的上是比较合格的幻迷吧。当然,我们现在在讲科幻协会,故而自己看科幻的内容可以大致省略了。

在上大学之前是不了解科幻协会的事情的,那时候嘛,傻乎乎的中学生,哪知道大学的水有多深啊,只知道大学都有图书馆和宿舍,其他的就不知道了。进入大学之后还是再一次闲聊的时候听说有科幻协会,然后,然后就没有然后了,当然是在百团大战的时候直接交了十五元入社了,考都不需要考虑。当时所有的社团中就只加了科幻协会。虽然,后来也加了远征协会,当然,那是个意外……

然后呢,那时的会长是鲁智强学长。大一的一年,出于各种原因没能怎么参与协会的事务。各种原因啊,有些呢是自己的原因,有些呢是协会的原因。反正就是各种原因吧。

令人沮丧是科幻世界科幻进校园活动的那个周六,偏偏要上场打辩论赛,因此不能参加,悔恨的要死要活。那次活动只能参与之前的准备工作,没能到场。

还有就是2011年5月21日的时候的武汉高校科幻联盟成立的时候,我竟然没能去,因此我们协会就没能派代表出席,亏死了……

其他的遗憾,不说了,最大的遗憾是当时协会里面的人都没认识几个,以至于都后来就成了光杆司令了,当然这是后话。

时光荏苒啊,一年就那么过去了。没能为协会出力,也就没有协会的运作经验,这样会很吃亏的。当然,做了一年的小组长,虽然我到现在还不知道自己的组员都有谁…… 

初次接手协会

好吧,让我们掀开新的一页。协会该换届了,我是想留在协会出力的,也是想改变现状的。但是我知道自己的兴趣仅仅是在科幻这一块,对于奇幻、桌游跑团什么的是绝对的一窍不通,而且,客观的说是丝毫没有兴趣,肯定会把这一块搞砸,因而就只想做一个主管科幻的副会长。结果,我的愿望落空了,因为,我做了,会长。据说那个和我竞争的人要出国还是什么的,所以,我就做不成副会长,只能做会长了。然后,就这样上任了,和前会长聚过一两次之后就成了会长了。

然后就是开学,招新了,招新第一天在西校区紫菘,第二天在东校区韵苑。第一天前会长考驾照去了,就剩我一个让你,好在紫菘还有蒲星宇陪了我一会,第二天由好多元老帮忙照管,也就不需要全天都呆在招新棚子里。

再后来就开了会员大会。直到那个时候我还没反应过来自己已经是会长了,直到新会员叫我会长的时候我才略有些感觉。毕竟没有经过任何正式的程序,我还是默认为鲁智强学长还是会长,而我只是会长候选人。

等我醒过神来的时候,突然发现一个很诡异也很尴尬的情况。我没有副会长,没有部长,没有组长,没有理事会,没有干事。换言之,我就是一个光杆司令啊,这,这不科学。然后我就赶紧去找前会长要我这一级的联系方式,我这一级除了蒲星宇我都不知道啊,蒲星宇是那种个人爱科幻但决不搞学术的人。苦啊,为之奈何。加速讨要我那一级的会员联系方式,呃,等我拿到名单的时候,显然已经很晚了。

好吧,硬着头皮正式开始我的会长之旅。拿到新会员名单之后,还是蛮欣慰的。60多个人,很壮观。

后来我去找前会长报招新账目的时候,顺利移交了协会的账目。这才又清醒了一回。账目上白纸黑字写着协会盈余﹣300多元,负的啊,负的啊。然后,更惨烈的一个现实被我想到了,今年不是零会费吗?零会费啊,也就是说,我有六十多张嘴需要养活啊(开个玩笑)。

本来一切都还挺好的,直到我搞砸了一件事。拿到名单之后我用了两天的时间来回琢磨会员分组的事情,然后做出了一个既平衡了院系专业,又平衡了男女比例(这才是重点好不好?)的分组方案。然而,我犯了一个很致命的错误。我把一个东边的院系当做是西边的院系分到西边去了。到会员大会上,新生会员提出了这个问题之后我险些就斯巴达了。于是分组方案打回去重写。吸取了这次教训,我又详尽的做了分组,然后就是各种发短信,选族长啊,用了大概一个星期的时间才搞定各组选组长,定组员的情况,那叫一个苦啊,我可怜的电话费,那个月第一次突破两百元。好吧,这还是小事。最麻烦的是在招新之后的第一个月之内,只有会员大会这样一个实体活动,很不好。

于是,赶快的11月8号的时候,来了一次会员聚餐,还算成功,来了十多个人,最主要的是还有一个妹纸。可惜后来那个妹纸去新加坡留学了。11月12号的时候远程遥控了一次去武大交流,一起看电影,交流了一下,据说效果还不错。再然后12月5号和15号各开了两次组长级会议。12月9号的时候做了一次月食观赏会,内部宣传,来了十多个人,不得不说这次活动为今后的各种观星会奠定了经验基础。12月17日的时候又看了一次电影《地球停转日》,来了十多个人。12月24的时候,又做了一次武汉高校科幻联盟的联谊会,五六个个学校,差不多三十个人吧,讨论的东西蛮杂乱的,晚上在光谷逛得很爽。

11月和12月协会的运作我还是比较满意的。虽然每次都不能逃脱“十多个人”这一诅咒一般的状况。但具体运作还是可以的,基本上保持了差不多每周都有活动。但是也埋下了不好的种子,即,这种繁荣是不可持续的。而此刻,没有丝毫经验的我又开始犯严重错误了。

这时候我将工作重心转移到了做协会的桌游和对外交流宣传上了。特别是在12月正式接手人人主页之后,每天很大的精力都花在了人人上。这本来也不是什么坏事,但是忽略了协会内部人员情感的培养,这对一个协会来说是致命的。所有的会员,很大程度上都是和我或组长直接联系。他们相互之间并不认识,甚至各个组长之间一年之后也有互相不认识的情况。这种单一中心式的关系网络极其容易因为关系中心的垮台而垮台,是一种极为危险的社团状态,只可惜我当时完全没有认识到这一点。

然后,寒假开学之后,几乎每个人都不如上学期那么清闲了。每个人都有自己的事情要忙了,包括我自己,并不像以前那样可以把全部心思都放在协会事务上了。于是,中心式网络结构的弊病就体现出来了,最直观的体现是“活动没人来”。

可以说这半个学期很不给力,活动数量比之前少多了。上学期高峰期的时候可以每周一次活动。下学期的时候只能勉强维持两个月一次活动了,赶上考试周什么的甚至会出现一个月没有活动的情况。即使如此,我也是费心办了若干次活动的。包括观影会、讨论沙龙、聚餐什么的,基本上能想过的活动都试过了。其中有一次《黑镜》观影会效果还可以,有一两次桌游制作讨论会,还有一次比较成功的聚餐,除此之外,初期的若干次活动都有比较尴尬的结局。最苦逼的比如一次讨论会、一次聚餐、似乎还有一两次正式的活动,我策划做好了,场地借好了,通知到位了就连发言稿我都准备好了,可是,没人去,很多都是之前说好了要去的,都是在活动的当天下午告诉我不能去了,或者是在我打电话确认的时候说不去了。

遇到这种情况,除了无奈,我还能怎么样。若是我这个会长什么活动都不办,会员们水的话我也就任命了,可是,我什么都准备好了,可就是没人去,你让我情何以堪。

不得不说,为此我意志消沉了一段时间,甚是苦闷,我想可能也会有会长和我有过类似的经历吧,如果那样的话,我想你们是可以理解我的。

不爽归不爽,会长的责任还是要担当起来,要不然真对不住前会长把协会转交到我手上。虽然没良心的说一句,我做的应该比他做的有很大改善吧。于是3月末我试着做了一次会员电话调查,但不得不说这次调查水掉了、我惊异的发现差不多有接近一半的人都换号了,要么是已停机,要么是空号。也就是说平时没有回复短信的很多人是根本就没有收到短信,真真实实的幽灵会员啊,和协会已经断了联系了。这事弄得我脊背发凉,更加打击了我的意志。

于是,我又开始转移方向了,桌游制作的事情先放一下,先把协会新会员弄起来,特别是各组组长,当初一开始就愿意当组长的,对于协会事务还是比较热心的,而且和我打交道较多,更容易下手。当时我培养新人的思路就是给他们事情让他们做,而能给他们最大的活就是把协会整个的交给他们。于是,一场换届阴谋正在酝酿之中。

结果,喜忧参半。大概是四个还是五个人表示可以做副会长。但是,没人愿意做会长,比我那一年的情况略好一些。找了一个机会,和他们一起吃了饭,义正言辞语重心长的给他们将要让他们当会长,同样被他们义正言辞语重心长的给拒绝了。然后,一个转折发生了。 

残暴的改革和休克疗法

因为寝室位置的原因,最后和我边走边聊的人是左雨青,原来是紫菘那边的组长,后来转专业来到了东边。当时心里觉得最有望可以接手的是他,因为他在会员大会直接表示要做下一届会长,然后,那一年的表现也很好。而且他在高中的时候在他们学校的科幻协会似乎也是负责人,有过经验。对的,你没看错,是高中的,让我们这些没见过世面的乡下孩子多么羡慕啊,高中的科幻协会啊,那个拿出来绝对是碉堡了。本来是很抱希望的,结果他也拒绝了,和他聊及协会将来的出路的时候,他提出了一个建议,为什么不让大三的做会长,大二的做事?不得不说,他的这个提议让我思考了很久。

本来这样大三的当会长的情况在我我们学校是不怎么常见的,一般说来,会长都是大二的,协会都是大二的带大一的。大一新生进入大二之后,如果不留在管理层,一般都默认为是退回了,即使不这样今后也只是偶尔打打酱油了。我们协会之前采用的也是这种方式,从我之前的描述就可以看出来。

然而,我也是见过例外的。比如武大的科幻协会。后来确认大三的会长的最用不是用来组织活动还是用来维系会员,真正组织活动的是大二的会员,办活动什么的找会长是不合宜的,要去找大二的相应负责人。也就是说,会长是一个发挥着重要作用的虚职。

不得不说,我一直很羡慕武大的科幻协会,那一年,可观的说,我做的远不如他们协会做的好。我也参加过几次他们的活动,不管是活动人数、活动质量还是活动的频率来看,都有着让人艳羡的记录。更让我眼馋的是,他们大一大二大三的几乎就是一个整体,几乎没有多少多么明显的差别,而且,相互之间的感情都很好。一起活动,一起吃饭,一起玩,一起刷夜什么的。用莫颖余的话来说,他们是一个战斗团队。这是让我极为羡慕的。而且,不得不吐槽的是,学校的文化氛围和文化传统对一个社团的发展有着绝对不可替代的影响。一个开放、宽松、自由的校园文化会很有利于一个兴趣类社团的的成长和发展。一个学校对社团提供的文化上的支持比物资上的支持更为重要。当然,前者的多少通常可以直接决定后者的多少。其他的话我就不多说了,做过社团的人可以自行比较,建议对号入座,不建议校身攻击,有风险。

他们的这种跨年级交流的状况是我要借鉴和学习的,会员之间的凝聚了也是我要学习的,加之这一年的经验教训。

痛定思痛,下定决心,轰轰烈烈的革命开始了,一个伟岸的大独裁者崛地而起。在这动荡的改革期,采用的是极为危险的“休克疗法”。

为了确保改革不会出现反复,首先要确保改革者拥有足够的权力、权威和资源调动能力。第一步,收回原本想要分散下去的会长权力,并将之转换为绝对的改革权力。第二步,规划了“三年改革期”,2011届是探索期,2012届是稳定期,2013届是巩固期。第三部,自然就是动手开干了。

首先是协会高层机构的改革,将原来从来没有制度化的制度制度化。明确了会长必须由大三人员担任,也就意味着我会连任,权力将牢牢把握在我的手中,不会被撼动。但是不能让我一个人干活,必须要下面的人调动起来。毕竟统权的目的是为了改革,统权本身只是只是一个手段,目的还是为了今后可以把权力分下去。

要把权力给他们,还要制度化就得需要一个制度化的机构,在我的最初设定中,借鉴了瑞士的委员会制,建立一个由若干成员组建的委员会,体现集体和群策群力的优势,利用这个机构,把他们团结成一个“有战斗力的团队”。于是“最高统战部”这个部门就这么设定了。部门里的人叫什么好呢,总不能叫委员吧,后来不知道怎么想到的就叫“指战员”吧,后来才发现自己弄错了。指战员是指挥员和战士的统称,之前我一直以为指战员就是指挥员的意思,好吧,没文化,真可怕。既然错误已经酿成,那就不好改了,好在也不会有人去深究这究竟对不对。

最高统战部既然建立了,指战员的名称也确定了,那么就招人呗。不过这里面还有一个问题,会长是不是在最高统战部里面的?按照会长是个发挥重要作用的虚职来看,他/她不应该属于最高统战部,他/她应该是隶属于最高统战部的。但是,现在改革期,会长(也就是我)必须凌驾于最高统战部之上,本来应该是决策机构的最高统战部就这样暂时的沦为了执行机构。但是,要想可持续发展就必须扶持最高统战部可以自己做讨论自己做决定,最好可以做出踢开会长闹革命的的决心和决定。那样改革基本上就是成功了。

下定了决心,那就赶快招人吧,用了大概两周的时间,确定了八名指战员,人数超过了我的预期,但是我又没有魄力去刷人,这时候也舍不得去刷人。有更多的人愿意为协会出力,也不是什么坏事。但问题就出在,八个人,很不容易把他们建设成一个团队,特别是在先期很多工作没做好的情况下。

所以,我需要做的是想办法把他们聚在一起,不管是用工作还是用什么方式,增加他们之间接触的机会。这个思路是正确的,可我偏偏选择了最脑残的方式:开会,让他们根据自己的意愿构建协会的未来。开会是对任何人都没有吸引力的活动,互动的效果也是最差的。只是,当时我还没认识到着一点。我太以己度人了,我天真的以为他们和我一样有着为协会奉献一切的牺牲的决心。但是后来我和一位会长聊到这一点的时候,他/她的说法很好,“你一个协会什么都不能给会员,凭什么让他们对协会牺牲”。一个“凭什么”在一定程度上点醒了我,当然不是全部,我依然还是受限于自己的思想和经历。虽然这引起了我的思考,但没能引起我的反思。

开会,而且是行政会议,虽然打着协会改革的旗号。开会是不得人心的,不管是晚上还是中午,都不能把人聚齐,每次提议开会,响应度都不高,每次都是三四个人,从来没有超过四个人的。这样额会议,总觉得人少不合适,我要培养他们,就得让他们互相熟悉。结果可想而知,每次都是因为人少而取消会议,这在一定程度上更是透支了会议的权威和吸引力。后来又提出开两场的设想,结果执行的结果依旧很糟糕。

后来在和协会元老枫哥讨论这个问题的时候,被她给批评了。“你开会算什么活动,不办活动怎么让会员之间相互认识?”确实如此,指望通过开会凝聚会员,异想天开程度绝对不亚于指望用化学火箭去进行星际殖民。

于是我又把主要精力放在组织各种活动上,对内对外的交流活动都有,但是,效果比之前还差,比如一次观影会,加上我只来了三个人,于是我们就开了一台电脑三个人一起看了,后来就又去蹭电影协会的电影看了。还有一次是要计划和电影协会合伙放映一整天的《黑客帝国》大系,后来因为根本就没人报名而作罢。同样的还有一次“刘慈欣作品讨论会”。在校外的交流活动也没有多少人参加。

这让我感到无限的苍凉。但是,我不能退却,事已至此,我已经没有退却的资格了。会长这个称呼,沉重的压在我的肩上,而且我也不能像以前那样随意的就把包袱扔给下一年自己跑回去养老,一方面是这样太不负责任,另一方面,下一年的不还是我吗?硬着头皮冲上去吧。死就死了。

继续转变方向,这次从会员下手。不得不说,零会费是一个严重的BUG。协会没钱,几乎需要花钱的活动都不好做。又因为部分会员确实是被忽悠进来的,或者因为是零会费而随意加着玩的,这样的酱油会员后期严重缺乏动力。若是交了钱不来也就算了,至少办活动的钱是到手了。但是没交钱又不出现,足量的僵尸会员完全会把优质会员淹没掉,让你无法区分究竟谁是优质会员谁是酱油会员。而且酱油会员极其容易成为僵尸会员,特别是换号之后,立刻就和协会失去了联系。如果可以明确谁是优质会员的话,完全可以通过各种方式再找回来。但是鱼龙混杂的时候,真有一种想都不想找的感觉。

这次从会员入手,最先想到的就是区别优质会员和酱油会员,剔除僵尸会员。于是告知各组组长(他们现在都是指战员了),统计明年还在协会活跃的会员,实施彻底的休克疗法。不仅没能达到预期的效果,更是又流失了一部分会员。因为后期工作也没做好,原本打算留在协会的一些会员也流失了。结果,本来是重症病人,几乎险些被我这个庸医给治死。

同时,我也把相当一部分精力放在协会桌游的制作上,试图通过这样一种途径增加会员交流的机会,但是,那有一个从来没玩过桌游的人可以自己设计出复杂的桌游来的。费时费力也只得到了一个备受争议的半成品。这个计划也搁浅了,但是我一定要想办法把这个计划重新拾起来,我觉得机会就快要成熟了。

究竟要怎么做呢?我有一个梦想,要让协会里的每一件事情都有人做,每个人多多少少都有事做,在交往和合作的过程中凝聚感情,同时也摆脱因为领导人的原因而影响协会发展。

继续反思之后,一个协会的会员,不应该严格的区分管理层和被管理层,协会是大家的,不是管理层的。正如我在招新时告诉会员的那样,协会是一个平台,一个交流的平台,会员才是这个平台的主角。所有的活动,不是为了办活动应付社联或团委的检查而存在的。只有可以让会员参与过来的活动才是有价值的活动。最重要的是会员与会员之间的交流,而不是会员与协会的交流,更不是单个的会员与会长的交流。很多时候,会员是冲着其他会员去的,而不是冲着协会活动去的,活动的具体内容并不是重点,每次活动所提供的那个与人打交道的机会才是重点。

人是一切价值的尺度,会员是一切协会的尺度。只有会员才是一个协会存在的唯一价值所在。

也许我的这个论点是正确的,也许不那么正确,也许有时正确有时不正确,更甚至于正不正确本身是没有价值的。无论如何,这将成为我下一年工作的中心思想。 

对教训的总结

三条思路都没能达到预期的效果,时间在这样的折腾中飞快的流逝。眼看这一个学期也没几天了。我一次又一次陷入反思,反思自己的问题,为什么协会在我手里会出现这样尴尬的局面。

首先要从我自己这里找问题。

首先,我大一的时候没有抓住几乎参加协会组织的为数不多的活动,因为未能凝聚出一个可以和自己一起做事的团队,光杆司令一个人是支撑不起一个协会的,哪怕是这个人出血出肉卖儿卖女也不行,即使可以也是一种不正常的状态。协会必须是团队作战。

既没有协会活动的经验,更没有协会(准确的说是管理层只有一个人的协会)运作管理的经验,以为前会长会手把手的把我交好。结果,一整年都是跌跌撞撞的四处摸索,只凭着一腔热血在新会员事情少、热情还没有冷却的时候还有用,但越往后越是需要技巧性艺术性了。什么事情该做,什么事情不能做,什么地方需要注意

在得知我将成为会长的时候,本应该立刻意识到要赶快组织自己的管理团队的时候,错以为前会长会把副会长什么的都会安排好。当时就应该第一时间找到我那一级的会员名单,然后趁着还有时间,联络他们,迅速组建自己的管理团队。

招新结束之后,才开始幻想组建自己的团队,那个时候应该果断的忘了那一批人,以一个光杆司令的身份迅速在新会员中拉拢心腹。当时思想上还不能接受让大一会员自己办活动的新思维,囿于“大二的办活动大一的玩”的传统封建保守思维,不能开拓思想大胆创新。以至于两边耽误。

会长个人的缺点也会严重影响协会运作和管理。我很大的一个问题就是记忆力极其的差,特别是对人的隐形相貌和姓名资料的记力尤其的差。因而在举办几次活动之后,未能通过自己的力量记住哪些会员是优质会员,在今后的活动中应该多加注意。这样的毛病在我所在的任何组织都出现了,我想其他人应该不会有这个烦恼吧?像我这样的真的是太BUG了啊。

同时因为个人旨趣和偏好,刻意不刻意的忽略了奇幻、桌游和跑团等活动的建设,应了我上任前的担忧,这两块在我手上完全是废掉了。殊不知这几块都可以很好的吸引凝聚会员,特别是科幻协会历来极度缺乏的宝贵的妹纸资源。妹纸资源多,绝对可以更好的减少会员的流失率,即使是在基友学校。

很致命的一点是,忽略了私人感情在协会运作中的重要地位。总是一本正经的摆着一副我们是工作关心的样子,一点都放不开。本来,如果我只是个普通会员的话,绝不会这样,如果协会运作良好的话,也不会这样,但是我是一个运作并不理想的协会的会长,背负着极大的道德和责任的压力让我连个玩笑都舍不得开,真的是一丁点的节操都舍不得掉,这样真的是太不好了。科幻协会不掉节操,这是科幻呢,还是科幻呢,还是科幻呢?

还有就是太过省钱了,一点都不大度,放不开。说白了就是太钓丝。虽然协会一分钱没有,但不意味着花钱的事情就不能做。自己多花一点也不是不可以,虽然前前后后因为协会工作几百上千元是花进去了。但是在诸如宣传等项目上还是舍不得花钱,这样对协会的发展不利。还有一个重要原因就是总觉得有些活动需要会员自己花钱(聚餐除外)是不道德的,会员应该是享受福利的,即使没交过会费。这种极为有害的方法和本以为“为会员省钱”的一些策略本质上都是失败的。特别是看到武大的科幻协会大手笔的账目时,更是自惭形秽。有时候每个人多花个几块钱十块钱的就可以极大的提升活动的质量和档次,为什么过去自己总是舍不得呢?

肯定还会有更多的问题,只是我已经无力写下去了,主啊,原谅我脆弱的小心脏吧…… 

新的开始

在确定新的理念即“充分调动每一个会员的活力”的指导下,再加上去年一整年的经验和教训。今年的协会状况比去年有了极大的改进和质的飞跃。

不过,还是要说协会架构改革的结构。这里有一个我之前的设想。不是最终版本,还需要根据实际的运作情况,随机应变。

这是写在协会章程里面的内容,其中绝大多数内容短期之内估计不会进行修改。还有不少规章制度的东西已经解密到协会的人人主页“hust科幻”上了,当然,纸面上的东西到底有多少可信度,大家都懂的。

这些东西,我都已经贴在我们协会的人人主页的日志上了。“hust科幻”是个人版的,不是公共主页。因为个人版的可以相互@,更好使一些。建议可以去看看。

还是先说说今年的情况吧,也算是做一个离职总结。夹议夹叙,历史现状与展望叮嘱都有,也不必要刻意区分。

今年在招新之前,我思前想后想了很久,我知道这一年的工作量会很大,一切都要相当于重建一个协会,不过好在已经有不少基础了。

今年是社联第一年在紫菘设立招新点的同时在沁苑也设立了招新点。所以我们也报名了沁苑的招新点,今后每年招新的时候也尽量两边作战。然后第二天在韵苑进行最重要的招新。三个点招收新会员对我们的工作要求有点高,但是,招新你若是不下苦功夫今后一年都不好办啊,正所谓一年之计在招新。招新模式我们已经差不多成熟了,无非是两个方面,首先是人员安排上,然后是物资准备上。

人员的安排上,只要保证随时有人在就可以(即使如此难度还是稍有点大,看每年的具体情况吧)每个摊位需要有一两个人在就可以,高峰期两个人差不多也能应付的来,人数尽量多一点更能吸引人,有漂亮妹纸最好,一个漂亮妹纸至少抵得上五十张传单。招新的人一定要敢于吆喝还要能说会道,说白了就是会忽悠。

根据经验,来摊子前面问的人只有两类,也可以分为三类。

第一类是欣喜若狂,直呼找到组织,想也不想就直接填了的,这类人一般都是资深幻迷,一定要做上标记,今后多加注意。特别是那些还要和你讨论某些书或作家的,一定要特别标注。

第二类就是也是看科幻的,也包括不少幻迷,这类人通常以“科幻协会是干什么的?”这样的问题作为开场白。他/她既然来咨询,那就是有戏。对这样的人要回问“同学你平时都看哪些科幻啊?”这样的问题是通用型的,如果那人说自己看的不多,或者是只看过《科幻世界》之类的,那就差不多可以拉进来了,向其推荐我们的书库和电子资源库,明示这些东西对会员免费,想看书的千万不能错过之类的。并且一定要强调我们有很多幻迷可以很好的交流。这类人中有不少只是想借书看科幻的,但有更多的人是渴望交流的额,只要有其他幻迷和他交流,即使是没有活动,这类人中的一部分也是可以满足的。

如果回答是只看过科幻电影,也可以以影视组吸引之。并劝诱其看书,就说书比电影更精彩更有深度之类的话。

当然,如果遇到有人问“科幻是干什么的?”之类的问题。那么,除非是妹纸,否则你就可以省些口水了,虽然也可以忽悠进来,毕竟有会费,但是就有坑钱的味道了,可以婉拒之问“同学你对科幻了解多少”根据他对这个问题的回答,如果是一点点都不了解的,大概可以劝退了。劝退的方式就是说“我们是一群科幻迷聚在一起的兴趣爱好型平台……”

第二类问题的另一个表述是“科幻协会都有什么活动啊?”有时候这个问题和“科幻协会是做什么的?”是等价的,但更多的时候,你需要注意了。这类人一般属于交际性,对活动的口味不一。对这样的人一定不能直接说我们有很多很多活动之类的空话。要单刀直入说“我们有很多类型的小组和活动,你可以根据自己的喜好选择自己喜欢的”之类的话,然后套问他/她想要什么样子的活动,等他开口之后,只要我们有类似的活动,就说出来,投其所好是最好的办法。万一没有的话,如果觉得协会今后可以做,那就说明我们是一个平台,你在这里可以找到和自己志同道合的人一起做这样的活动,我们会提供各种资源支持之类的话,至于能不能留住,那就要看你的口才和运气了。

具体的内容这里也说不明白,运用之妙存乎一心,反正招新,就是说好话嘛,个人最喜欢的是华文的那个“一群科幻迷聚在一起什么事情都能做的出来”。

物资准备上不要吝啬,现在收会费了,有钱了,招新就可以有宣传材料了。海报什么的每个招新点设置一张是可以的,据说喷绘远比海报便宜,可以尝试一下。有一种海报展板支架,据说也不贵,可以重复使用若干次,最协会长远是有好处的,计划入手一个。就是东九楼每次搞活动的时候用的那种。今后每次活动也可以用,每次的宣传材留着放在招新的时候也可以循环使用嘛。

除了海报最重要的估计就是传单了,传单多印一些也没问题,不要太过吝啬,二百张也才二十元嘛,而且如果有合作的固定打印店的话,还能再优惠一点。现在有几家店,印双面的也是一毛钱,可以考虑双面。传单的多发一下还是有好处的,至少在宣传上还是可以的,而且随时可以去打印,都很方便。传单的制作还是要下点功夫的,展示内容既要全面又要有吸引力,针对不同群体都要有吸引力,传单不仅仅是介绍协会的,而是吸引人的,这才是原则。还有一点就是一定要留有协会的联系方式,特别是管图书的人和协会的群号,特别是群号一定要强调。

传单如果随用随打的话,应该不会剩很多。如果真的剩了很多,那就发动人力资源区贴在寝室楼栋前面吧。

还有就是报名表,这个我们还是有经验的。固定的内容有姓名、性别、年级、院系专业、寝室、籍贯、生日、手机号、QQ号、邮箱之类的信息。至于今年 还出现过 的“招新编号、发展方向、微博”之类的信息都可以忽略了,没价值也浪费时间。至于留言簿还是要留着,但是注明“可不填”最好,给会员和我们都省些时间都是好的。甚至于邮箱都可以不要,一般就默认为是QQ邮箱吧,一般都是群邮件,不太可能单独发其他邮箱。

物资还需要准备的就是我们摆在桌面上的了,一般就是图书,科幻和奇幻都要拿一些,不得不说的是奇幻书远比科幻书更吸引人,特别是妹纸。今后我们的桌游做出来之后也可以拿上去,还有密室逃脱,会更吸引人的。

招新还需要注意哪些呢?主要就是周密的安排了和招新人员的状态了。这些基本上就不需要赘述了。

招新是一件绝对的大事,但招新之后的工作更加繁琐,更加紧张。招新之后一两个月内协会的活动和状况,基本上将决定你能留住多少会员。因为最多两个月就会有很多会员开始游离出去了,一个人的精力是有限的,要争取让会员把首要精力都放在协会上。所以这一两个月,一定要把协会建设放在首位,重中之重,活动是主要手段,各种福利也少不了。

一件一件的说吧,招新之后要做是赶快把招新信息数字化,就是登记簿上的那些信息。固定一个Excel格式,两三个人甚至四五个人一起做,每个人也就十来二十份的样子。一定要在一天之内做好。越快越好,只统计,不分组。

下面再谈分组。协会一直在做的并且今后还会一直做下去的传统就是要多新会员进行分组,现在明确的称之为“自然组”。自然组根据协会每年的人数来确定,一般是十人左右一个组,每年大概可以分六七组的样子。首先是紫菘招新如果给力,接近二十人的话就建立两个组,如果人不是很多的话,就建立一个组。因为学校的结构的原因,协会的重心在韵苑校区,紫菘组因为地理原因,参加活动不如韵苑的人便捷。当然,尴尬的沁苑,我就不多说了,以往沁苑的同学都是放在韵苑组的,今年能够建立了一个沁苑组,希望这个好传统可以一直保留下去。

要不就先说一下分组的原则。一般说来,分组有三个原则。第一原则是同专业同院系的尽量分在一组;第二原则是住的近的尽量分在一组;第三原则也是最重要的原则是男女比例一定要搭配好。

同院系的尽量分在一组是因为他们之间更容易有共同语言,风险是有时候一整个专业都有同样的事情,有可能一个小组一个人都来不了。不过,所有的活动都是面向整个协会乃至全校的,所以,这个风险不是问题。

住得近的尽量分在一组是因为今后协会会有更多的东西需要以组为单位进行分发或搜集,比如会刊、调查表、乃至福利,因为住得近的话会减少不少工作量,在同一个楼栋里面就更好了。

至于那个男女搭配,之所以说是最重要的原则是因为前面来两个原则都必须为这一原则让路,必须保证妹纸资源可以平均分配,万万不可让某个组一个妹纸都没有,那会严重影响会员参与度和积极性的。一定要保证每个组都至少有一个妹纸,这是最高原则。(好吧,我是丧失,忽略我)

所有的信息汇总到一两个高层的手中,遵循三大原则,迅速分组,分组一个人半个小时到一个小时就可以做出来,但是一定要有人审核,争取不出现结构性错误,因为这个东西将影响这一整届的状况,马虎不得,小心谨慎为妙。这个工作,一天差不多是可以弄完的,实在不行的话,两天也可以。

下一步工作,就是需要协会负责人出场了(在协会的双元结构中,建议由大二的去做),这一步叫什么,很简单,发短信。但是发短信之前还得有一步就是把全部手机号码都输入到手机之中。这将使一个很枯燥也很累的活动,而且,差不多也只能由协会实际最高负责人来做。输入格式基本上为“X组XXX”最好把专业也输进去,你会发现输入专业很有用。这个工作差不多也得用一整天。

然后就要分组发短信了,短信内容就是分组信息,以组为单位发,每个组的内容一样。包括是第几组,包括哪些专业,哪些楼栋,都有谁谁谁。然后,也是最重要的,让他们每组选出一个联系人(实际上就是组长)指望他们真的选是绝对不现实的,明确的告诉他们先自荐,会员回短息有快有慢,两天之后截止统计是可以接受的。一般说来每个组都会有人报名的,如果没人报名就再发一遍,直到有人报名。如果只有一个人那也就不需要考虑了。如果人数多于一个,绝对的好事和好机会。把那一组想做联系人的联系方式都给他们,让他们自己约时间见个面,自己定组长和副组长。这将是新会员的第一个见面机会,而且,这批人将来最有可能成为核心会员。他们之间相互认识对协会绝对是好事。

每个组选组长的速度有快有慢,一旦选出开,立刻把本组的详细信息,特别是组员的手机号码发给组长。让他们和组员认识一下,至少是要让组员认识组长,知道组长的存在。本来想过让他们小组之间聚一下的,但现在看来不太现实。

比较令人纠结的是,根据人民武装部的要求,招新要在军训之后,也就是说招新之后就是十一假期了。一周的冷却期,未必是好事,管理层可能会出去玩或回家,没时间做事,也就意味着以上的工作可能会延期,但是,无论如何,必须在会员大会之前就把所有这些事情漂亮的做完。

在之后就是浓墨重彩的会员大会了。如果说招新可以忽悠,那么会员大会就必须稳扎稳打干实事了。会员大会是一个会员对协会的第一印象,也是新会员聚在一起最好的机会。很有可能决定会员将来会不会还留在协会。必须充分准备。

会员大会上需要介绍的内容很多。也要舍得花钱印材料、发福利。想留住会员就不能小气,所以要精心准备。

会员大会的准备工作要在一开学就开始准备,甚至在放暑假的时候就明确好了要准备哪些材料,因为刚开学大家事情都比较忙,所以最好是暑假前就分好工,每个人负责一两个小模块,开学之后就汇总,也就是把把招新和会员大会一起准备了。

各种需要付印的东西要尽早准备好电子档,但是打印不需要太早,太早了不好改,大会前一天打印就可以了,但是一定要在大会前的那个下午就准备好。

会员大会必须在某天晚上或中午开一个动员大会,协会的高层尽量都要参加,然后,最重要的是要把各小组组长都叫上,组长不在的副组长也要在。万一,我是说万一,选组长的工作耽搁了,那也需要有一两名协会高层单独召开组长会议,安排组长的工作。同时让组长以新会员的身份看看准备的材料物资流程什么的有哪些需要改进的地方,最好参考一下他们的意见。会员大会的时候,组长也是有任务的。就是要在会员大会的时候让自己组的组员互相认识。

至于定教室的这类事估计就不用我多说了,提前三四天预定最好。时间地点早点定下来是好的,定要来之后要不要改了,一般也不会有什么需要改动的机会。

时间地点定下来之后,就开始通知了。大三、大四及其他元老由会长负责。大二的人员指定一名指战员联系,指导老师也要有专人负责,虽然我确认指导老师不会来,挂靠院系那边的辅导员最好也联系一下,毕竟今后还要靠人家办事,虽然,不来是正常的。大一的人员由统帅负责通知组长,组长继而通知和统计各组的情况。

然后是物资,物资的准备是之前就做好的。

《幻想报·新生特刊》,A3正反面,四毛钱一张。内容包括对协会的各种介绍,各种宣传。可以参照2012年的那个(参照内容而不是排版,那个基本没有排版),包括协会的简介,组织建构什么的,去年都做了哪些活动,今年还要做哪些活动什么的,还要有协会高层和各组长的联系方式什么的,反正就是A3的版面,做好排版,塞满内容,自己看着办吧,可以灵活对待。这个东西可以多打一些,比会员数多打二十张是可以接受的。老会员也要给一些,今后还要拿一部分送人什么的。也不用太多,留着电子档可以随时打印。

《会员意向调查表》,可以参考这次的,记得一定要打A4正反面,千万别再是两张了。看着就揪心。这个因为只是针对新会员。预计每个组多打一张就可以了,这个不必太铺张。

其他的内容基本上就是会员福利了,虽然不知道会员大会上就发福利是不是有点早,不过,还是发吧,花在会员身上的钱不需要吝啬。

我还不知道要有哪些会员福利,至少书签可以人手一个,明信片每人一个也是可以接受的。还有会员卡之类的东西,我自己想做,但是确实有点贵,之后我们可以论证一下。这样计算的话,从招新到现在,平均在每个会员身上花的钱,不会低于两元,如果加上会员卡,至少要四元。如果今后密室逃脱做的好的话,我们就不缺钱了。如果真的很穷的话,就不要在会员大会上发会员卡了。这个事情今后再纠结。

会员大会上,每组单独坐在一起而不是乱作坐。组长和协会领导层提一定要提前半小时到,由各小组组长负责接待本组人员。统计来的人数,每组聚在一起,让他们先聊聊。有人怀疑这样会用小组分裂了协会,但是,我认为这完全是多虑,团结的组绝对比相互都不认识的会员要好很多。同时所有要发的东西都是以组为单位由组长分发。包括福利、会刊和调查表。

然后就是各种协会负责人讲话什么的。这个就不用我多说了。各种事宜的先后安排你们自己定吧。注意一定要强调加群的事情,那是一块很好的阵地。

会员大会之后,记得一定要带上各组组长们去吃饭,热心会员可以带上。这个时候真心不是应该哭穷的时候,也没说让你一个人全部请,协会老人(主要是大二的)一起多掏一点钱也没多少问题,新会员也要掏一部分,只是不是全部就是了,比如本来要花三十的,让他们掏十块或者二十的,没问题还真不是每个人都少了那三五十就活不下去的。这一段饭一定要吃,组长福利一定要有,你今后还得指望他们做事呢。

让我们把会员大会这一周,记做“协会元周”的话,今后的事情也就有的忙了。

协会二周,必然是生日宴,为九月份和十月份的同学过生日,这是协会第一次半正式的活动,这种时候基本上就是要牺牲会长和统帅的节操了。牺牲节操是很重要的事情。别指望站着回去了,能多喝就多喝吧。

关于协会二周的活动,我一直还有一个想法就是去露营,“科幻夏令营”自己生火做饭,晚上一起睡帐篷。我一直都想这样弄一次,但趁着十月份天气还算好,这个设想我都想了两年了。不过预估这种事情能参与的人数一定会比生日宴什么的少很多,远不如生日宴普适,因为样时间跨度是周六末到周日中午。地点我都选好了,就在八分山。那地方我去过若干次,绝对的好地方。也许这样的活动适合在初春搞一次。对于增进会员友谊来说,这样的活动搞一次比搞三次讨论会什么的都要好。我只能说,让我们期待吧。

同时,协会二周差不多也开始回收会员的意向调查表了。回收之后就赶快统计出来吧。也不是什么难题。

统计出来之后就要重点搞协会建设了。协会建设不是一个人两个人的事,必须发挥团队的作用。

这前前后后差不多要一个月才可以。基本上第一步都是开会。先确认自己的部门需要做什么事情。再然后就是由各组组长带着做事了。每个组轮番做活动的话,差不多每周都可以至少有一个活动了。

活动嘛,确实不好做。为什么呢?很简单,如果仅仅依靠活动吸引会员,有些会员可以不领情不买账的。一个组织,对于其成员,无非是威逼利诱。威逼是不可能的,你一个协会凭什么逼着别人会员为你做事?利诱的话,你能发多少福利?即使你的福利再多,遇到人家不买账的话你还真是没办法。

抛开这些不谈,一个协会是什么?协会是由什么组成的?是什么支撑着协会每年换人但协会还在?是那一条条的协会章程、组织制度吗?不是,当年我在这上面吃亏还少吗?是一个又一个活动吗?是,当不尽然,要不然的话也就不会出现活动什么都准备好了可就是没人来的尴尬局面了。为什么?无非就是会员对协会的感情的缘故。

一个会员究竟能够从一次活动中得到什么?看一次电影?我自己有电脑,不用非得跟着你去卡那个时间在那个教室看。沙龙讨论会,我自己看会书不比听你们这群家伙扯淡差多少。凭什么我非得理会你的“收到请回复”?我就是不想回复,一毛钱短信呢,烦不烦?喊我出去吃饭,我认识你吗?只要稍稍没有时间,我就不去了,更何况其他组织还有事情要做,还有考试,还要预习复习什么的。有时间我也懒得去,你能拿我什么办法?好吧,晚上的活动是吧?下午有事,不去了哈。啥,为什么不告诉你一声?我凭什么什么事都通报你,你谁啊?换个手机号,还得给你发短信,通知你?班里人我都没一个一个发,为什么要告诉你?我就是打酱油的,怎么着吧?

为什么真的会有人这么想?很显然,在这个协会里,他/她丝毫没有归属感。协会是一个组织,但协会绝对不是唯一的一个组织。每个同学都有自己的中学同学,有自己的老乡,有自己的班级,自己的专业,在自己的院系里也许还会任职,也参与了其他协会,也许还会在校会在社联在各种校级组织之中有事做。即使这些都没有,我自己一个人宅着也无所谓,我自己可以看科幻,我在网上买书比去你那儿借方便多了,我也不缺那几个钱。

也就是说,一个冷冰冰的协会不是一个人的需要。会员需要的是一个温暖一点的东西,一个有些像家的东西,一个可以让他/她把一部分感情寄托在里面并乐此不疲的东西。那是什么?我不知道,但我知道那绝对不是一个冷冰冰的管理层。

我被自己的经历欺骗了,我是一个有着强烈到几乎病态的道德责任感的人,我认定我对自己所在的组织负有不可推脱的责任感。但是,我自己这么想就可以了,不能假设别人也那么想。你一个协会办的怎样,和我一个普通会员有什么关系,我就是来玩玩而已。我假定每个人都像我一样愿意为协会的现在和长远负责并贡献乃至牺牲自己的,但我错的太离谱了。

会员是需要讨好的,如果协会只是一个冰冷的行政机构的话。

每次想到这样的问题的时候我都会想到协会之前的某几届。那个时候的元老们做了很多事情,很多不小的事情,但这不是重点。重点是到现在了,天南海北的都离校了,各自都有了自己的工作什么的,还有些都跑到美帝去了(不是叛逃……),可是群里面依旧可以整天吵吵嚷嚷各种生活琐事。为什么?我原以为是一群志同道合的资深科幻党,但是他们谈论的话题中重来没有牵涉过科幻的,把他们凝聚在一起的绝对不是科幻这个东西。那是什么呢?我真真切切的问过他们,是他们之间的个人感情带动了对协会的感情,而不是相反。也就是说,他们现在还活跃只是为了协会中的具体的个人,而不是一个抽象的协会。

之前我之所以失败,是因为我把协会抽象化了,抽象成了一个和个人无关的一个纯粹的理性组织,在这里面是没有个人的位置的,有的只是活动次数、参与人数之类的抽象数字。但是,这些和会员能有什么关系?这些东西是吸引不了会员的,能够吸引会员的还是那些活生生的个人,我为了我在协会里认识的这些朋友而留在协会,这是最靠谱的运行方式,至少这是我遇到过的最靠谱的。

也就是说,要让会员认识会员,让会员在活动中互相认识,保持他们的活力就是保持协会的活力。哪怕是他们整天无聊的水来水去不干什么正事呢,至少协会作为一个平台的作用是体现出来了。让会员之间结实友谊,特别是资深幻迷之间的友谊,本来就是很容易就可以带起来的,正所谓是干柴烈火一般,一点就着。而且,通常,有妹纸的时候事半功倍。

具体要怎么做呢?QQ群是个好阵地,领导层适当掉掉节操是很有效的一种方式。发福利也是一个很好的办法,但发福利只是用来巩固一下成果的,不可能成为唯一政策,主要还是因为协会没那么多钱。而且,福利这种东西,没人愿意拒绝的,也就是说靠发福利是填不满这么大的欲望的。

活动部是协会的全部,甚至于不是最重要的,平时的非正式活动甚至不是活动的部分也极为重要。比如一起出去玩,逛逛博物馆,泡泡图书馆,一起吃个饭,玩玩桌游什么的都可以。只是要会员之间面对面的事情,都可以。

为什么?很简单,新生刚刚入学的那一段时间真的是什么都不懂,除了自己寝室的几乎也不认识多少人,真是情感空白期,整个大学对于他们都是空白的,这时候他/她所接触的第一个组织最有可能成为他今后最有归属感的那个组织。第一个给他/她友谊的人也是他今后记得最清楚的人。

所以,这个时候,一定要千方百计不择手段的创造会员见面的机会,哪怕是开会,开会的时候少讨一点会议内容,多套套近乎什么的就可以了。谈些吃的喝的各地风俗特色什么的,新生一无所知,绝对有你可以聊的话题。甚至仅仅是新生之间,互相谈谈你是哪个专业的,我是哪个专业的,你是哪个地方的,我是那个地方的,很容易就可以套上近乎拉上关系的。今后再给他们创造见面机会的时候,那就是熟人了。只需要两次,最多三次,两个人就可以认识了。

如果有机会可以一起出去刷夜的话,那就绝对可以成为死党。死党,对,死党是最高凝聚力。一旦结成死党,你差不多就可以放心的给他们安排事情让他们做了。如果没人做事情的话,他们之间会相互施压的,绝对比协会运作层向他们施压效果好的多。

本来还想写各种活动怎么做的,但是我知道我也没有多少经验需要分享。我琢磨透的只是招新前后的事宜。不管怎么说,我一直坚定的认为招新之后的那一两个月几乎可以决定协会的命运。这两个月你要是什么都不做,那你这个协会肯定就是完了。

哦,对了,还有一个东西,跟武大学的,就是协会纪念册。一个精装的笔记本,不带格子的那种,质量要求非常搞,越精美越好,因为要传承很久的。在上面,每次活动都要求参与活动的人员留言,纪念。协会历史积淀的一种很好的方式,只是一定要保护好,万一丢了谁也赔不起。还有各种大牛们的签字,绝对能多收集就多收集。这个东西在招新的时候,也可以很吸引人的。

当然,以上的内容,很多是我的个人期望,有很多事情不会按照你的设想发展,你随时面临各种风险。全都要靠你的个人魅力和能力了。

好吧,科幻协会,我暂时就写到这里了。眼看着就该离任了。为了让他们摆脱我这个大独裁者的阴影。我需要彻底的退出协会事务才可以。好在,今年很多事情都已经给他们开了一个头,新人们也有很多人相当给力,大有可为,很欣慰,也瞑目了。

别了,我爱的科幻协会,这个想我的恋人一样的组织。我是你的一部分,永远。

谢顿在上,由我科协!

科幻为王,地久天长!

——王文·华文 与公元2012年十二月中旬

差不多写完了,只是个人的想法,里面也没有什么敏感的东西,自己的拙见。希望能够对整个科幻圈,特别是做协会的人有些帮助。

然后呢,本来也想多和科幻圈做协会的人交流的,只是,可惜要去考验,之前欠学习债太多,这一年只能断网学习了。考个好点的大学,将来争取有个好未来,才能更好的为科幻贡献自己的力量,要有足够的资源调调配能力,而不是只凭借自己的所谓一腔热血,没用的,曲线救国才是王道。

最后,打个小广告吧,这里有一个高校科幻的会长群213286420,里面差不多都是现任协会管理者,只是有些惨淡,人略少。可以加一下的,虽然暂时只是个形式,但是希望将来可以发挥更大的作用。还有一个老会长群213184742,是10级老会长的,人很多,不过都退了。

原谅我写那么多,还写的那么乱。时间仓促,没办法整理压缩出一个简介的好版本。做社团的,努力吧。也希望更多的学校有自己的社团。还有对于科幻协会的会员们,做社团做的人真心的不容易啊,多多少少卖几个面子呗,多来参加几次活动啊,你不知道你们不来我们有多伤心啊。

幻迷们,宇宙与我们同在,银河在上,佑我科协!

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